Z tego artykułu dowiesz się jak zarejestrować działalność gospodarczą, jak wypełnić wniosek do CEIDG krok po kroku, wpis do CEIDG, jak wybrać kody PKD, jak zgłosić się do ubezpieczeń w ZUS, jak zarejestrować się do VAT, jak wypełnić wniosek VAT-R

Działalność gospodarczą najłatwiej otworzysz wypełniając elektroniczny wniosek CEiDG-1 na stronie biznes.gov.pl, można też złożyć wniosek przez bankowość internetową wybranych banków.

Wpisz adres do doręczeń korespondencji, jest to obowiązkowe - na ten adres będą przychodzić ewentualne pisma i dokumenty z urzędów. 

Można tu wskazać adres polski,  zagraniczny, lub skrytką pocztową w Polsce.

Adres do doręczeń będzie widoczny dla każdego w wyszukiwarce CEIDG 

Należy posiadać dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu podanego w tej sekcji, może to być np. akt notarialny, umowa najmu czy użyczenia.

Pamiętaj o aktualizacji tego adresu w CEIDG w ciągu 7 dni od dnia jego zmiany.

Stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej

Należy tu wpisać adres faktycznego wykonywania działalności, może być nim też Twoje mieszkanie, gdy np. pracujesz w domu.  Jeśli charakter Twojej pracy nie jest związany z konkretnym adresem, ponieważ jesteś np. mobilnym konsultantem, lub świadczysz usługi u klientów to możesz zaznaczyć kwadracik "Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej". 

Brak stałego miejsca prowadzenia działalności oznacza, że do celów podatkowych i ubezpieczeniowych przyjęty zostanie Twój adres zamieszkania, a jedynym widocznym dla każdego adresem w wyszukiwarce CEIDG będzie Twój adres do doręczeń.

W przypadku określenia stałego miejsca wykonywania działalności ważne jest posiadanie dokumentu potwierdzającego prawo do tego lokalu, np. akt notarialny, umowa najmu czy użyczenia.

Adres dodatkowego miejsca wykonywania działalności

Należy podać wszystkie pozostałe adresy prowadzenia działalności gospodarczej, np. biuro, sklep, magazyn.

Jednostka lokalna

Jednostka lokalna to np. oddział lub filia Twojego zakładu głównego, położona w innym miejscu niż siedziba główna.  Taka jednostka tworzy zorganizowaną całość Twojego przedsiębiorstwa, czyli ma swój osobny adres, oraz pracuje w niej co najmniej jedna osoba. Dla adresów, które są jednostkami lokalnymi zgłoszonymi w GUS, musisz podać informacje dodatkowe. Jeśli we wniosku podasz dodatkowe miejsca prowadzenia działalności, to GUS automatycznie nada ci numer REGON na podstawie informacji z Twojego wniosku o wpis. Pamiętaj, aby we wniosku podać liczbę pracujących osób.

Podlegam obowiązkowemu ubezpieczeniu

Zgłoszenie do ubezpieczeń ZUS - o składkach i ulgach ZUS przeczytasz w tym artykule.

W większości przypadków przedsiębiorca zgłasza się do ZUS, należy wybrać kod zgłoszenia. Jeśli korzystasz np. z Ulgi na Start wybierasz kod 05 40 XX

xx – piąta i szósta cyfra kodu dotyczy prawa do emerytury lub renty i oznaczenia stopnia niepełnosprawności.
Jeśli nie masz prawa do tych świadczeń albo orzeczenia o niepełnosprawności, wpisujesz 00.
Jeśli jednak masz prawo do emerytury lub renty albo posiadasz orzeczenie o niepełnosprawności, wpisujesz właściwy kod, zgodnie z instrukcją poniżej.

Piąta cyfra kodu ZUS
0 – jeśli nie masz ustalonego prawa do emerytury lub renty,
1 – jeśli masz ustalone prawo do emerytury,
2 – jeśli masz ustalone prawo do renty.

Szósta cyfra kodu ZUS
0 – jeśli nie posiadasz orzeczenia o niepełnosprawności,
1 – jeśli posiadasz orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności,
2 – jeśli posiadasz orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,
3 – jeśli posiadasz orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

W celu wyboru odpowiedniego kodu skorzystaj z wyszukiwarki:

Kody zgłoszeniowe ZUS

Zgłoszenia dokonuje się na formularzach:

ZZA - zgłoszenie tylko do ubezpieczenia zdrowotnego jak np. w przypadku Ulgi na Start, lub gdy jednocześnie pracujesz na etacie z przynajmniej minimalnym wynagrodzeniem.

ZUA - zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego i ubezpieczeń społecznych, np. preferencyjny ZUS lub duży ZUS

ZCNA - zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego, np. gdy chcesz zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego swoje dziecko

Podczas wypełniania wniosku będzie trzeba podać kod zawodu:

Wyszukiwarka kodów zawodu

Oświadczenia na potrzeby KRUS - będąc rolnikiem lub domownikiem

rozpoczynającym prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej możesz nadal podlegać ubezpieczeniu społecznemu w KRUS. Konieczne jest spełnienie kilku warunków - dowiedz się więcej:

KRUS i działalność gospodarcza.

Jestem ubezpieczony za granicą - Wybierz tę opcję, jeśli masz obowiązkowe ubezpieczenie społeczne i zdrowotne opłacane za granicą. Po wybraniu ubezpieczenia zagranicznego dostarcz do właściwego oddziału ZUS w Polsce dokument A1 (lub jego odpowiednik) potwierdzający, że posiadasz obowiązkowe ubezpieczenie społeczne i zdrowotne opłacane za granicą. Jeśli tego nie zrobisz - ZUS będzie wymagał zgłoszenia się do polskiego ubezpieczenia i opłacania składek. Jeśli zatrudniasz pracowników, możesz dołączyć do wniosku formularze zgłoszeniowe do ZUS

W tym kroku należy złożyć oświadczenie

Informacja o zawieszeniu działalności gospodarczej

Podczas rejestracji działalności gospodarczej możesz ją od razu zawiesić na czas określony (minimum 30dni) lub nieokreślony. 

Możesz też od razu wyznaczyć datę wznowienia. Datę wznowienia wpisz w sekcji 12

Tę sekcję wypełnia się też w przypadku składania wniosku o zmianę wpisu w CEIDG w celu zawieszenia działalności.

Informacja o wznowieniu działalności gospodarczej

Podaj  datę wznowienia. Działalność zostanie wtedy wznowiona w wybranym dniu bez konieczności składania dodatkowego wniosku o wznowienie. Jeśli nie wybierzesz żadnej daty - Twoja firma będzie zawieszona na czas nieokreślony, do momentu aż sam jej nie wznowisz lub nie zgłosisz likwidacji.

Informacja o zaprzestaniu wykonywania działalności gospodarczej 

Tę sekcję wypełnia się w przypadku składania wniosku o zmianę wpisu  w CEIDG w celu likwidacji działalności gospodarczej.

Urząd skarbowy

Należy wpisać Urząd Skarbowy zgodny z Twoim adresem zamieszkania.

Jeśli mieszkasz za granicą to będzie to Urząd Skarbowy dedykowany dla osób mieszkających poza granicami kraju (po jednym w każdym województwie)

Oświadczenie o formie opłacania podatku dochodowego 

We wniosku należy zaznaczyć jaką formę opodatkowania wybierasz:

• zasady ogólne (skala)

• podatek liniowy

• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Jeśli nic nie zaznaczysz to Twój dochód z działalności będzie automatycznie opodatkowany na zasadach ogólnych według skali podatkowej. Informacje o tym jak wybrać optymalną formę opodatkowania znajdziesz w innym moim artykule "Jak wybrać optymalną formę opodatkowania ?"

Zawiadomienie o prowadzeniu ksiąg rachunkowych

Możesz złożyć zawiadomienie o wyborze prowadzenia ksiąg rachunkowych w następnym roku obrotowym. Aby złożyć zawiadomienie zaznacz: „Zawiadamiam, że w następnym roku obrotowym wybieram prowadzenie ksiąg rachunkowych”. Zawiadomienia nie składasz, gdy o prowadzeniu ksiąg rachunkowych poinformujesz w zeznaniu rocznym. 

Do prowadzenia pełnej księgowości - ksiąg rachunkowych zobowiązane są między innymi osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku. Od 1 stycznia 2025 roku limit zobowiązujący do prowadzenia ksiąg rachunkowych wynosi 2,5 mln euro przychodów netto. Do przeliczenia na złotówki stosujemy średni kurs euro z dnia 1 października 2024 roku, który wyniósł 4,2846 zł. Przedsiębiorstwa, które przekroczą limit (10 711 500 zł) w 2024 roku, pełną księgowość będą musiały prowadzić już w roku obrotowym rozpoczynającym się po 31 grudnia 2024 roku

Możesz oczywiście dobrowolnie prowadzić pełną księgowość, nawet jeśli Twoje przychody za poprzedni rok były niższe, niż 2,5 mln euro. Więcej na ten temat znajdziesz tutaj.

Prowadzenie dokumentacji rachunkowej 

W tym miejscu należy zaznaczyć czy dokumentacja księgowa będzie prowadzona samodzielnie, czy przez biuro rachunkowe. 

W przypadku powierzenia czynności księgowych biuru rachunkowemu należy podać jego dane.

Zakład pracy chronionej

Jest to specjalny rodzaj działalności oparty na zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Nie wypełniaj tej sekcji, jeśli dopiero zakładasz działalność. Jeśli chcesz uzyskać status zakładu pracy chronionej (ZPCh) zobacz tutaj.

Adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej 

Należy podać  adres, pod którym będzie przechowywana dokumentacja rachunkowa: faktury, księgi lub inne ewidencje. Podaj adres biura rachunkowego jeśli przechowuje Twoje dokumenty.

Informacja o numerach identyfikacyjnych uzyskanych w innych krajach dla celów podatkowych lub ubezpieczeniowych

Podaj numery, które zostały ci nadane w innych krajach.

W razie potrzeby zgłoszenia większej liczby numerów identyfikacyjnych wypełnij formularz CEIDG-RB.

Należy podać numer rachunku bankowego na którym będą znajdować się środki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeśli nie jesteś VAT-owcem to generalnie nie masz obowiązku posiadania typowego konta firmowego i możesz w tym miejscu podać swój rachunek prywatny. Z praktyki jednak wynika, że przepisy w poszczególnych bankach nie zawsze pozwalają posługiwać się rachunkiem prywatnym do celów firmowych i jeśli zauważą aktywność typową dla firmy mogą zażądać założenia rachunku przeznaczonego dla przedsiębiorców. 

Jeśli chodzi o czynnych podatników VAT to muszą oni posiadać konto firmowe, gdyż tylko takie konto może zostać umieszczone na "Białej Liście VAT"

Po uzupełnieniu firmowego numeru rachunku bankowego w CEIDG nie musisz go nigdzie więcej zgłaszać, aby pojawił się na "Białej Liście"

Więcej na temat bycia czynnym podatnikiem VAT znajdziesz w artykule

 "Czy zostać VAT-owcem?"

Musisz mieć konto firmowe, jeśli:

• wartość jednej transakcji z innym przedsiębiorcą przekracza 15.000zł (nawet gdy podzielisz tę kwotę na kilka części czy rat)

• chcesz korzystać z mechanizmu podzielonej płatności (MPP)

• będziesz realizować transakcje objęte obowiązkowym MPP

Firmowy rachunek charakteryzuje się tym, że ma on z automatu przypisany "podrachunek" VAT, tam trafia VAT z np. płatności otrzymanych MPP Środkami z tego rachunku możesz zapłacić za zobowiązania podatkowe, ZUS lub przy płatności split-payment. Numeru tego "podrachunku" nie musisz zgłaszać w CEIDG, nie umieszcza się go też na fakturach sprzedaży.

Jeśli nie masz rachunku bankowego składając wniosek, to informację o rachunku uzupełnisz po założeniu działalności -  składając wniosek o zmianę wpisu w CEIDG. Masz obowiązek poinformować o otwarciu i zamknięciu każdego rachunku bankowego związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Adres do e-Doręczeń

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.

Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń.

Nowe podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do CEiDG mają obowiązek posiadania adresu e-Doręczeń od 01.01.2025r

Więcej na ten temat znajdziesz tutaj

Jeśli nie masz adresu do e-Doręczeń i chcesz zawnioskować o jego utworzenie wypełnij sekcję 22.1. Jeśli chcesz wyznaczyć administratora skrzynki e-Doręczeń wypełnij sekcję 22.1.1. Jeśli posiadasz adres do e-Doręczeń u niepublicznego dostawcy wypełnij sekcję 22.2. Jeśli nie posiadasz PESEL, podaj identyfikator europejski.

Informacja o małżeńskiej wspólności majątkowej

Należy zaznaczyć TAK/NIE lub można zrezygnować z odpowiedzi na to pytanie.

Forma prowadzenia działalności

Należy zaznaczyć formę działalności, czy jest to jednoosobowa działalność czy też spółka cywilna, lub oba jednocześnie.

Jestem wspólnikiem spółek cywilnych 

Wypełnia się w przypadku zawieszenia / wznowienia działalności dotyczącego spółek cywilnych.

Udzielenie pełnomocnictwa

W tej sekcji możesz podać dane pełnomocników i zakres pełnomocnictwa. Będą one widoczne we wpisie. Pełnomocnictwo ustanowione w CEIDG nie upoważnia do działania w sprawach podatkowych. Pełnomocnik może np. w Twoim imnieniu zaswesić działalność, lub dokonać zmian we wpisie.

Dołączam następujące dokumenty

Zaznacz odpowiednie kwadraciki - jakie formularze składasz wraz w wnioskiem,  oraz podaj ich liczbę. 

CEIDG-RD wypełnia się w razie potrzeby zgłoszenia większej liczby kodów PKD np. z powodu niewystarczającej ilości miejsca w rubryce 8.2 formularza CEIDG-1

CEIDG-SC służy do określenia udziału w więcej niż jednej spółce cywilnej.

CEIDG-MW wniosek służący wykazaniu przez przedsiębiorcę dodatkowych miejsc wykonywania działalności gospodarczej. Wypełnia się go w razie potrzeby zgłoszenia większej liczby miejsc wykonywania działalności gospodarczej niż dostępna w formularzu
CEIDG-1

CEIDG-PN służy do zgłoszenia informacji o więcej niż jednym pełnomocniku. Jest kontynuacją rubryki 26.1 formularza CEIDG-1

CEIDG-RB należy wypełnić w razie potrzeby zgłoszenia większej liczby rachunków bankowych lub kont SKOK oraz poinformowania o więcej niż jednym numerze identyfikacyjnym uzyskanym w innych krajach.

CEIDG-ZS - formularz obejmujący informacje dotyczące zarządcy sukcesyjnego przedsiębiorcy.

CEIDG-AD - Informacja o administratorach skrzynki e-Doręczeń

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych w CEIDG 

Zapoznaj się z treścią.

PODPIS

Jeśli składasz wniosek elektronicznie podpiszesz go profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.

Razem z wnioskiem o wpis do CEIDG możesz złożyć też jako załącznik formularz VAT-R

Zgłoszenia można też dokonać osobiście w Urzędzie, lub przez portal podatki.gov.pl 

Razem z wnioskiem VAT-R można złożyć wniosek o rejestrację do VAT-UE

Do VAT rejestrujesz się jako:

• podatnik VAT czynny, lub

• podatnik zwolniony – możesz (ale nie musisz) składać formularza VAT-R w przypadku gdy korzystasz ze zwolnienia z VAT.

 O tym kto musi rejestrować się jako czynny podatnik VAT przeczytasz w innym moim artykule: "Czy zostać VAT-owcem?"

Urząd Skarbowy ma obowiązek zweryfikować podane przez Ciebie dane a zwłaszcza adresy widniejące w zgłoszeniu. W ciągu kilku - kilkunastu dni od zgłoszenia (zależy od danego urzędu) skontaktuje się z Tobą urzędnik i poprosi o dokument potwierdzający prawo do lokalu, oraz ewentualnie krótki opis charakterystyki Twojej działalności. W niektórych miastach trzeba się liczyć nawet z osobistą wizytą urzędnika.

Instrukcja wypełniania formularza VAT-R

W polu nr. 1 uzupełnij swój NIP

A. Cel i miejsce złożenia zgłoszenia

4. Cel złożenia - rejestracja

5. Naczelnik Urzędu Skarbowego - wybrać US zgodny z miejscem zamieszkania

6. Organ podatkowy oraz jego adres w państwie, w którym podatnik posiada siedzibę działalności gospodarczej - wypełniają podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej poza terytorium kraju

7. Kod kraju organu podatkowego - uzupełnij jeśli siedziba działalności jest poza terytorium Polski

8. Jeśli dopiero rejestrujesz się do VAT zaznacz kwadrat 1, jeśli dokonujesz aktualizacji i zmiana ta powoduje zmianę urzędu skarbowego (np. zmiana adresu zamieszkania) - zaznacz kwadrat 2

9. Jeśli zaznaczyłeś poz. 8 kwadrat 2 - uzupełnij dane poprzedniego urzędu skarbowego

B. Dane podatnika

10. Rodzaj podatnika - w przypadku JGD zaznacz "osoba fizyczna"

11. Grupa VAT - najczęściej będzie to kwadrat 2 "nie". Czym jest grupa VAT dowiesz się na tej stronie

12-25. Podaj dane personalne, adresy, NIP itd

C1. Okoliczności określające obowiązek podatkowy pola 27-43

27-42. Okoliczności - w zależności od sytuacji trzeba wybrać powód z jakiego rejestrujesz się do VAT

43. Uzupełnić datę od której nastąpi rejestracja

C1. Okoliczności określające obowiązek podatkowy pola 44-58

44-48. Zwolnienie usług finansowych - dotyczy podmiotów świadczących m.in. usługi finansowe, pożyczki, kredyty, ubezpieczenia itp.; więcej na ten temat znajdziesz na tej stronie. Jeśli to zagadnienie Cię nie dotyczy - nic nie zaznaczasz.

49-53. Obowiązek podatkowy u małych podatników - dotyczy wyboru / rezygnacji z metody kasowej. Informacje na czym polega metoda kasowa znajdziesz tutaj.

54-56. Deklaracje kwartalne - kwartalne rozliczanie VAT mogą wybrać mali podatnicy, jeżeli od chwili zarejestrowania do VAT minął okres 12 miesięcy, więc jeśli dopiero rejestrujesz się do VAT nie możesz składać deklaracji kwartalnych, będziesz składać deklaracje miesięczne.

57-59. Procedury szczególne - zaznacz odpowiednie kwadraciki jeżeli dotyczą Twojej działalności. Kwadrat 1 i 2 dotyczą usług taksówek osobowych, kwadraty 3 i 4 dotyczą obrotu złotem inwestycyjnym. Jeśli żadne z tych zagadnień Cię nie dotyczy - nic nie zaznaczasz. 

C2. Informacje dotyczące składania deklaracji

60. Deklaracje miesięczne - jeśli dopiero rejestrujesz się do VAT będziesz składać deklaracje miesięczne. Kolejno należy podać miesiąc i rok za który zostanie złożona pierwsza deklaracja.

61. Deklaracje kwartalne - nie zaznaczasz

62. VAT-8 - deklarację VAT-8 wypełniają podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT (do limitu obrotu do 200.000,00zł rocznie) a  którzy dobrowolnie lub z obowiązku zarejestrowali się do transakcji unijnych (VAT-UE)

63. VAT-12 - deklaracje VAT-12 składane są przez podatników świadczących usługi taksówek osobowych, którzy wybrali opodatkowanie w formie ryczałtu.

64-67. Należy podać okres za który złożona zostanie pierwsza deklaracja

C3. Informacje dotyczące wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych

Dotyczy osób które chcą lub muszą zarejestrować się do VAT-UE

O tym kto musi dokonać rejestracji do VAT-UE przeczytasz tutaj

68. Zaznaczają czynni podatnicy VAT dokonujący wewnątrzwspólnotowych dostaw / nabyć towarów i usług. 

Przykładowo świadczenie usług doradczych dla kontrahenta z Belgii, nabycie towarów handlowych z Hiszpanii.

69. Zaznaczają podatnicy VAT zwolnieni, którzy zamierzają dokonywać wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. 

Przykładowo zakup maszyny produkcyjnej z Francji.

70. Zaznaczają podatnicy VAT zwolnieni, którzy zamierzają świadczyć lub nabywać usługi w innych krajach UE. 

Przykładowo nabycie usług FB Meta, lub świadczenie usług dla kontrahenta z Niemiec.

71. Data od której ma nastąpić rejestracja do VAT-UE

72-73. Zaznaczasz jeśli dokonujesz aktualizacji zgłoszenia VAT-R i dotyczy ona zaprzestania dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych.

D. Wniosek o potwierdzenie zarejestrowania podmiotu jako podatnika VAT 

 jeśli zaznaczysz "tak" musisz wnieść opłatę 170zł za wydanie potwierdzenia. Jeśli nie potrzebujesz potwierdzenia zaznacz "nie"

E. Dane podatnika lub osoby reprezentującej podatnika

Należy uzupełnić imię i nazwisko oraz dane kontaktowe

F. Adnotacje urzędu oraz pouczenie

81-83. Tę część uzupełnia urząd skarbowy

Zapoznaj się z pouczeniem